Geld stinkt nicht.
Titus Flavius Vespasianus (römischer Kaiser von 69-79 nach Christus)
Kassen-Nachschau, Einzelaufzeichnungspflicht bei elektronischen Kassen, zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), offene Ladenkasse, Zählprotokoll, Verfahrensdokumentation, Aufbewahrungspflichten von Protokollen, Bedienungsanleitungen …
Sind Sie sich sicher alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen?
Bargeldintensive Betriebe, wozu in der Regel Gastronomiebetriebe, wie Restaurants, Cafés, Kneipen, Bars usw. zählen, stehen verstärkt im Fokus der Finanzverwaltung hinsichtlich der Prüfungshäufigkeit und –dichte.
Aufgrund des ab 01.01.2018 geltenden Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und den von der Finanzverwaltung vorgenommenen Anpassungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stehen bargeldintensive Betrieb vor einigen wichtigen Frage- und Problemstellungen hinsichtlich der Kassenbuchführung.
Die ab 01.01.2018 eingeführte Kassen-Nachschau ermöglicht es dem Finanzamt unangekündigt während Ihrer Geschäftszeiten sich von Ihnen zeigen zu lassen wie Sie Ihre Kassenbuchführung erledigen sowie ggf. auch den rechnerisch ermittelten Kassenbestand des aktuellen Tages mit dem ausgezählten Kassenbestand des Vortages abzugleichen (sog. Kassensturzprüfung). Sollten sich Fehler bei der Kassenführung zeigen, kann der Finanzbeamte ohne Fristen sofort zu einer Betriebsprüfung des gesamten Betriebs übergehen. Ab 2019 drohen zudem Bußgelder bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung.
Ab 01.01.2020 erfolgen zudem weitere Verschärfungen der gesetzlichen Regelungen zu elektronischen Kassen bzw. elektronischen Aufzeichnungssystemen:
- Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen dann über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Einrichtung muss aus den folgenden Bestandteilen bestehen:
- aus einem Sicherheitsmodul,
- einem Speichermedium
- und einer digitalen Schnittstelle
Hierdurch werden Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und können später nicht mehr unerkannt verändert werden. Hinweis: „Alte“ Kassen (die im Zeitraum vom 26.11.2010 bis 31.12.2019 angeschafft wurden oder werden), die keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (z.B. Chip) des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) besitzen und auch nicht bauartbedingt aufgerüstet werden können, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 genutzt werden. Somit sollen Mehrfachbelastungen für Unternehmen vermieden werden, die erst kürzlich neue einzelaufzeichnungsfähige Kassensysteme angeschafft haben.
- Bei Einsatz einer elektronischen Kasse müssen Sie jedem Ihrer Kunden einen Rechnungsbeleg auf Papier oder elektronisch unaufgefordert zur Verfügung stellen
- Unternehmer, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen dem Finanzamt die Art und die Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme bis 30.09.2020 melden (Frist wurde verlängert, Stichtag 31.01.2020 gilt nicht mehr)
Seit 01.01.2020 müssen wie oben bereits erwähnt alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion (z.B. Registrierkassen) durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulationen geschützt werden. Rund 2 Mio Registrierkassen in Deutschland sind hiervon betroffen.
Da es zum Stichtag 01.01.2020, zu welchen die neuen Anforderungen eigentlich in Kraft treten sollten, nur eine Handvoll Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung auf dem Markt zu erwerben gab, wurde seitens der Finanzverwaltung eine neue Übergangsfrist bis 30.09.2020 geschaffen.
Hiernach wird es nicht beanstandet, wenn die elektronischen Registrierkassen oder Waagen mit Kassenfunktion bis zum 30.09.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
Hinweis: Alle Unternehmer die keine Meldung abgeben oder eine „alte“ Kasse einsetzen müssen dann verstärkt mit unangekündigten Kassennachschauen rechnen. Je nach Schweregrad des Verstoßes schließt sich unmittelbar im Anschluss eine Betriebsprüfung an oder diese folgt ein paar Monate später. In schwerwiegenden Fällen muss mit Maßnahmen der Steuerfahndung gerechnet werden.
Eine elektronische Kassenpflicht besteht entgegen der landläufigen Meinung bis jetzt übrigens nicht, d.h. Sie können Ihre Einnahmen auch über eine sog. offene Ladenkasse (z.B. Geldschatulle) ermitteln. Voraussetzung ist, dass Sie nur Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall ist es nicht zumutbar die Identität jedes Kunden festzuhalten.
Für Betriebe die sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben halten drohen bei einer Betriebsprüfung aufgrund nicht ordnungsgemäßer Buchführung Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn. Hierdurch kann es zu erheblichen Steuernachzahlungen kommen. Unter Umständen kann der Prüfungszeitraum auf bis zu zehn Jahre ausgeweitet werden. Diese oft eklatant hohen Steuernachzahlungen sind leider in einigen Fällen existenzbedrohend, nämlich dann wenn keine Geldmittel in dieser Höhe mehr beim Unternehmer zur Verfügung stehen. Zudem sind die bußgeld- und steuerstrafrechtlichen Regelungen zu beachten (die Spanne reicht hier von Bußgeldern bis zu Freiheitsstrafe mit bis zu zehn Jahren). Steuerstrafrechtliche Taten verjähren im Übrigen regelmäßig erst nach zehn Jahren.
Müssen Einnahmen-Überschussrechner bzw. sog. Gewinnermittler nach § 4 Abs. 3 EStG (Einkommensteuergesetz) eine Kasse führen?
Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, müssen grundsätzlich keine Kasse führen. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung gibt es keine Bestandskonten und folglich auch kein Kassenkonto.
Strittig ist zurzeit noch ob bargeldintensive Betriebe aufgrund einer Regelung in § 22 UStG (Umsatzsteuergesetz), welche gewisse Aufzeichnungspflichten im Grunde nur für die Berechnung der Umsatzsteuer vorschreibt, eine Kasse führen müssen. Wäre dieser Rückschluss zu ziehen müssten auch Einnahmen-Überschussrechner, welche Aufzeichnungen für die Umsatzsteuer tätigen müssen, eine Kasse führen.
Sie sehen, dass das Thema „Kasse“ sehr komplex ist, schon aus diesem Grund sollten Sie einen Berater beauftragen der sich mit den steuerlichen Besonderheiten der Bargeldbranche auskennt.
Denn leider kennt nicht jeder Steuerberater die unterschiedlichen Arten der Kassenführung und deren Besonderheiten (offene Ladenkasse, ECR-Kassensysteme bzw. Multidata-Kassensysteme, PC-Kassen, Cloud-Kassen).
Wir halten uns stets auf dem Laufenden was das Thema Kassenführung betrifft, sodass Sie die Sicherheit haben können nicht aufgrund formeller Fehler bei der Kassenbuchführung Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen.
